Guide des Commandes par Téléphone : Configuration de l'Identification de l'Appelant, Répertoire et Prise de Commandes

Le système de commande par téléphone de RestaurantManage identifie un appelant entrant, compare le numéro à vos clients enregistrés et affiche à l'écran le nom et l'adresse de livraison de l'appelant dès qu'il sonne. À partir de là, un membre du personnel transforme l'appel en commande de livraison en un geste — avec les coordonnées du client préremplies — et la commande s'achemine vers les mêmes écrans de cuisine, de caisse et de coursier que tous les autres canaux. Ce guide couvre la connexion d'une méthode de capture, la gestion de votre répertoire et la prise d'une commande téléphonique de bout en bout.

Comment Fonctionne l'Identification de l'Appelant ?

Quand un appel arrive, RestaurantManage lit le numéro de téléphone de l'appelant et le compare au répertoire de votre restaurant. Si le numéro appartient à un client enregistré, une fenêtre contextuelle apparaît sur votre panneau avec son nom, son adresse de livraison enregistrée et toute note que vous avez consignée. Si le numéro est nouveau, la fenêtre affiche un formulaire vierge prêt à enregistrer un nouveau client. Dans les deux cas, un membre du personnel peut transformer l'appel en commande sans ressaisir quoi que ce soit de déjà connu. Le numéro lui-même est capturé par l'une des trois méthodes — une application sur le téléphone des commandes, un modem USB sur une ligne fixe, ou un téléphone appairé en Bluetooth — décrites ci-dessous.

La Fenêtre Contextuelle d'Appel Entrant

À l'instant où un numéro est capturé, une fenêtre contextuelle d'appel entrant apparaît sur chaque panneau ouvert (administration, caisse et l'écran à emporter) accompagnée d'un bref son. Pour un appelant reconnu, elle affiche le nom et l'adresse enregistrés ; pour un numéro inconnu, elle affiche uniquement le numéro avec une option pour enregistrer un nouveau client. La fenêtre n'interrompt pas ce que vous faites — vous pouvez prendre la commande immédiatement, enregistrer le client ou la fermer. Les appels entrants reconnus apparaissent aussi sous forme de cartes en direct sur l'écran à emporter afin de ne jamais les perdre dans le rush.

Comment Configurer la Capture des Appels ?

RestaurantManage lit les numéros entrants via l'une des trois méthodes de capture. Vous choisissez celle qui correspond à la façon dont vos commandes arrivent — le flux de travail du panneau est identique quel que soit votre choix. Vous pouvez commencer avec une méthode et changer plus tard sans rien modifier à votre manière de prendre les commandes.

Méthode 1 : Application Android sur le Téléphone des Commandes

La configuration la plus simple. Installez l'application dédiée de capture d'appels sur le téléphone Android que votre restaurant utilise déjà pour les commandes, connectez-vous avec un compte du personnel et accordez l'autorisation d'appel. Quand un appel arrive, l'application lit le numéro et l'envoie à votre panneau. L'application est délibérément à usage unique et installée uniquement sur ce seul téléphone des commandes, de sorte que l'autorisation de lecture des appels reste isolée de vos autres appareils. Cette méthode ne nécessite aucun matériel supplémentaire — juste le téléphone des commandes que vous avez déjà.

Méthode 2 : Modem USB avec Identification de l'Appelant sur une Ligne Fixe

1. Vérifiez que l'identification de l'appelant est active : Demandez à votre opérateur télécom d'activer l'identification de l'appelant (CLIP) sur votre ligne téléphonique — c'est standard et généralement gratuit.
2. Branchez le modem : Branchez un modem USB avec identification de l'appelant sur la ligne téléphonique et sur un PC Windows près de votre poste de commandes.
3. Téléchargez l'agent : Depuis le panneau d'administration, ouvrez la section Système Téléphonique et téléchargez l'agent Windows — il arrive préconfiguré avec les détails de votre restaurant.
4. Installez-le : Décompressez le téléchargement et exécutez le script d'installation en tant qu'administrateur. L'agent s'installe comme un service en arrière-plan.
5. Commencez à recevoir les appels : Les numéros entrants apparaissent désormais automatiquement sur votre panneau. L'agent fonctionne en continu et se reconnecte tout seul.

Méthode 3 : Téléphone Appairé en Bluetooth à un PC

Si vos commandes arrivent sur un numéro mobile mais que votre personnel travaille sur un PC, appairez le téléphone des commandes à un ordinateur Windows en Bluetooth et exécutez le même agent téléchargé. L'agent lit le numéro entrant via la connexion mains libres Bluetooth et le transmet à votre panneau. C'est l'option la plus flexible côté matériel — utile lorsque vous voulez que l'appel arrive sur un mobile mais que la commande soit prise à un poste de travail. Comme pour la méthode du modem, l'agent est téléchargé préconfiguré depuis la section Système Téléphonique du panneau d'administration.

Comment Gérer Mon Répertoire ?

Votre répertoire est la liste des clients enregistrés auxquels les numéros entrants sont comparés. Il se trouve dans le panneau d'administration, dans la section Système Téléphonique, où vous pouvez rechercher, ajouter, modifier et supprimer des fiches client. Chaque fiche contient un numéro de téléphone, un nom, une adresse de livraison structurée et une note facultative telle que « sonner deux fois » ou « laisser à la porte ». Le répertoire est limité à votre restaurant — ce sont vos données, non partagées avec une plateforme.

Le Répertoire se Construit Tout Seul

Vous n'avez rien à importer pour démarrer. Chaque fois que vous prenez une commande depuis un nouveau numéro, ce client est enregistré automatiquement, de sorte qu'en quelques semaines d'exploitation normale, vos appelants les plus fréquents sont tous reconnus. Vous pouvez aussi ajouter manuellement des habitués connus : ouvrez la section Système Téléphonique dans le tableau de bord d'administration, appuyez sur Ajouter un Numéro et renseignez le nom et l'adresse du client. Les clients enregistrés sont reconnus dès leur appel suivant.

Saisir une Adresse Structurée

Les adresses sont enregistrées sous forme de champs structurés plutôt que d'une seule ligne de texte libre, ce qui rend les livraisons plus précises. Le formulaire saisit la région et l'arrondissement (préremplis depuis l'emplacement de votre restaurant et ajustables), le quartier, la rue, le numéro de bâtiment, et l'appartement ou l'étage. Les champs région, arrondissement et quartier proposent des suggestions tirées de données cartographiques ouvertes pour votre pays, de sorte que l'opérateur choisit dans une liste plutôt que de tout taper. Quand l'adresse est enregistrée, le système la résout en coordonnées cartographiques en arrière-plan afin que la livraison apparaisse comme un repère sur la carte du coursier. Si les listes ne couvrent pas votre zone, vous pouvez simplement taper l'adresse en texte libre — rien n'est jamais bloqué.

Comment Prendre une Commande par Téléphone ?

Les appels entrants reconnus apparaissent sous forme de cartes en direct sur l'écran à emporter, et la fenêtre contextuelle d'appel entrant offre aussi un chemin en un geste. Prendre la commande est identique à monter n'importe quelle autre commande — vous partez simplement du client au lieu d'une table.

1. Ouvrez l'appel : Sur l'écran à emporter, trouvez la carte d'appel en direct, ou utilisez la fenêtre contextuelle d'appel entrant, et appuyez sur « Prendre la commande ».
2. Confirmez le client : Le point de vente s'ouvre en mode commande téléphonique avec le nom, le téléphone et l'adresse de l'appelant préremplis. Pour un nouvel appelant, renseignez les champs d'adresse.
3. Ajoutez les articles du menu : Montez la commande à partir du menu exactement comme pour une commande de table ou de comptoir.
4. Confirmez la commande : L'adresse est obligatoire pour une livraison, le système vérifie donc qu'elle est renseignée avant l'envoi. À la confirmation, le client est enregistré ou mis à jour dans votre répertoire.
5. Suivez la livraison : La commande entre dans le flux de cuisine et de livraison, apparaît sur la carte de livraison en direct, et la carte d'appel disparaît de l'écran.

Mode Commande Téléphonique dans le Panneau de Caisse

Quand vous prenez une commande par téléphone, le panneau de caisse s'ouvre en mode commande téléphonique plutôt qu'avec la grille de tables habituelle. L'en-tête affiche le nom et le numéro de l'appelant, et un panneau client à droite contient le nom modifiable et l'adresse de livraison obligatoire. Vous ajoutez les articles de la même façon que pour toute commande. Comme une commande téléphonique est une livraison, l'adresse doit être renseignée avant de pouvoir l'envoyer — cette protection empêche une commande de livraison de partir sans destination. Une fois envoyée, la commande se comporte comme n'importe quelle autre livraison pour la facturation et l'affectation du coursier.

Marquer un Appel comme « Pas de Commande »

Tous les appels ne deviennent pas une commande — parfois un appelant demande seulement les prix ou les horaires. Sur l'écran à emporter, une carte d'appel en direct peut être marquée comme « Pas de Commande », ce qui la retire de la liste active tout en conservant l'appel dans votre historique. Sinon, la carte reste à l'écran jusqu'à ce qu'elle devienne une commande ou que sa fenêtre de deux heures expire, de sorte qu'une vraie commande n'est jamais perdue par accident pendant un service chargé.

Où Apparaissent les Commandes par Téléphone

Une commande téléphonique est une commande de livraison, elle apparaît donc partout où apparaissent vos autres livraisons. La cuisine la voit sur l'écran de cuisine, la caisse peut la facturer, et elle apparaît sur la carte de livraison en direct pour l'affectation du coursier. Si vous gérez votre propre livraison, la commande s'achemine vers l'application coursier avec l'adresse du client jointe — la carte montre la destination sous forme de repère, et pour la navigation l'application coursier ouvre l'adresse sous forme de texte dans son application cartographique, qui se résout généralement à un emplacement au niveau du bâtiment plus précis qu'une seule coordonnée.

Guides Associés

• Panneau de caisse : Traitez les paiements, partagez les additions et imprimez les reçus
• Tableau de bord d'administration : Gérez votre répertoire, vos utilisateurs et vos paramètres
• Article sur le système de commande par téléphone : Pourquoi l'identification de l'appelant et la commande en un geste accélèrent votre exploitation