Leitfaden Telefonbestellungen: Einrichtung der Anruferkennung, Telefonbuch und Bestellannahme

Das Telefonbestellsystem in RestaurantManage erkennt einen eingehenden Anrufer, gleicht die Nummer mit Ihren gespeicherten Kunden ab und zeigt im Moment des Klingelns den Namen und die Lieferadresse des Anrufers auf dem Bildschirm an. Von dort verwandelt ein Mitarbeiter den Anruf mit einem Fingertipp in eine Lieferbestellung — mit vorausgefüllten Kundendaten — und die Bestellung fließt in dieselben Küchen-, Kassen- und Kurierbildschirme wie jeder andere Kanal. Dieser Leitfaden behandelt das Anschließen einer Erfassungsmethode, das Verwalten Ihres Telefonbuchs und das Annehmen einer Telefonbestellung von Anfang bis Ende.

Wie funktioniert die Anruferkennung?

Wenn ein Anruf eingeht, liest RestaurantManage die Telefonnummer des Anrufers und gleicht sie mit dem Telefonbuch Ihres Restaurants ab. Gehört die Nummer zu einem gespeicherten Kunden, erscheint auf Ihrem Panel ein Pop-up mit dessen Namen, gespeicherter Lieferadresse und etwaigen von Ihnen erfassten Notizen. Ist die Nummer neu, zeigt das Pop-up ein leeres Formular, bereit, einen neuen Kunden zu erfassen. In beiden Fällen kann ein Mitarbeiter den Anruf in eine Bestellung verwandeln, ohne etwas bereits Bekanntes erneut zu tippen. Die Nummer selbst wird mit einer von drei Methoden erfasst — einer App auf dem Bestelltelefon, einem USB-Modem an einem Festnetzanschluss oder einem per Bluetooth gekoppelten Telefon — die unten beschrieben werden.

Das Pop-up für eingehende Anrufe

Sobald eine Nummer erfasst wird, erscheint auf jedem geöffneten Panel (Admin, Kasse und Takeaway-Bildschirm) mit einem kurzen Ton ein Pop-up für eingehende Anrufe. Bei einem erkannten Anrufer zeigt es den gespeicherten Namen und die Adresse; bei einer unbekannten Nummer zeigt es nur die Nummer mit der Option, einen neuen Kunden zu speichern. Das Pop-up unterbricht nicht, was Sie gerade tun — Sie können die Bestellung sofort annehmen, den Kunden speichern oder es schließen. Erkannte eingehende Anrufe erscheinen außerdem als Live-Karten auf dem Takeaway-Bildschirm, sodass sie im Andrang nie verloren gehen.

Wie richte ich die Anruferfassung ein?

RestaurantManage liest eingehende Nummern über eine von drei Erfassungsmethoden. Sie wählen die, die dazu passt, wie Ihre Bestellungen eintreffen — der Panel-Ablauf ist unabhängig von der Wahl identisch. Sie können mit einer Methode beginnen und später wechseln, ohne etwas daran zu ändern, wie Sie Bestellungen aufnehmen.

Methode 1: Android-App auf dem Bestelltelefon

Der einfachste Aufbau. Installieren Sie die zweckgebundene Call-Capture-App auf dem Android-Telefon, das Ihr Restaurant ohnehin für Bestellungen nutzt, melden Sie sich mit einem Mitarbeiterkonto an und erteilen Sie die Anrufberechtigung. Wenn ein Anruf eingeht, liest die App die Nummer und sendet sie an Ihr Panel. Die App ist bewusst zweckgebunden und nur auf diesem einen Bestelltelefon installiert, sodass die Berechtigung zum Lesen von Anrufen von Ihren anderen Geräten isoliert bleibt. Diese Methode braucht keine zusätzliche Hardware — nur das Bestelltelefon, das Sie bereits haben.

Methode 2: USB-Anruferkennungsmodem an einem Festnetzanschluss

1. Anruferkennung als aktiv bestätigen: Bitten Sie Ihren Telekommunikationsanbieter, die Anruferkennung (CLIP) auf Ihrer Telefonleitung zu aktivieren — sie ist Standard und meist kostenlos.
2. Modem anschließen: Stecken Sie ein USB-Anruferkennungsmodem in die Telefonleitung und in einen Windows-PC nahe Ihrer Bestellstation.
3. Agent herunterladen: Öffnen Sie im Admin-Panel den Bereich Telefonsystem und laden Sie den Windows-Agent herunter — er kommt mit Ihren Restaurantdaten vorkonfiguriert an.
4. Installieren: Entpacken Sie den Download und führen Sie das Installationsskript als Administrator aus. Der Agent wird als Hintergrunddienst installiert.
5. Anrufe annehmen: Eingehende Nummern erscheinen jetzt automatisch auf Ihrem Panel. Der Agent läuft durchgehend und verbindet sich selbst neu.

Methode 3: Per Bluetooth mit einem PC gekoppeltes Telefon

Gehen Ihre Bestellungen auf einer Mobilnummer ein, Ihre Mitarbeiter arbeiten aber an einem PC, koppeln Sie das Bestelltelefon per Bluetooth mit einem Windows-Computer und führen Sie denselben heruntergeladenen Agent aus. Der Agent liest die eingehende Nummer über die Bluetooth-Freisprechverbindung und schiebt sie an Ihr Panel. Dies ist die flexibelste Hardware-Option — nützlich, wenn der Anruf auf einem Mobiltelefon eingehen, die Bestellung aber an einem Arbeitsplatz aufgenommen werden soll. Wie bei der Modem-Methode wird der Agent vorkonfiguriert aus dem Bereich Telefonsystem des Admin-Panels heruntergeladen.

Wie verwalte ich mein Telefonbuch?

Ihr Telefonbuch ist die Liste der gespeicherten Kunden, mit denen eingehende Nummern abgeglichen werden. Es befindet sich im Admin-Panel unter dem Bereich Telefonsystem, wo Sie Kundendatensätze suchen, hinzufügen, bearbeiten und entfernen können. Jeder Datensatz enthält eine Telefonnummer, einen Namen, eine strukturierte Lieferadresse und eine optionale Notiz wie "zweimal klingeln" oder "an der Tür abstellen". Das Telefonbuch ist auf Ihr Restaurant beschränkt — es sind Ihre Daten, die mit keinem Marktplatz geteilt werden.

Das Telefonbuch baut sich selbst auf

Sie müssen nichts importieren, um zu beginnen. Jedes Mal, wenn Sie eine Bestellung von einer neuen Nummer annehmen, wird dieser Kunde automatisch gespeichert, sodass innerhalb weniger Wochen normalen Betriebs Ihre häufigsten Anrufer alle erkannt werden. Sie können bekannte Stammkunden auch von Hand hinzufügen: Öffnen Sie den Bereich Telefonsystem im Admin-Dashboard, tippen Sie auf Nummer hinzufügen und füllen Sie Name und Adresse des Kunden aus. Gespeicherte Kunden werden bei ihrem allernächsten Anruf abgeglichen.

Eine strukturierte Adresse erfassen

Adressen werden als strukturierte Felder statt als eine freie Textzeile gespeichert, was Lieferungen genauer macht. Das Formular erfasst Provinz und Bezirk (aus dem Standort Ihres Restaurants vorausgefüllt und anpassbar), Viertel, Straße, Hausnummer und Wohnung oder Stockwerk. Die Felder Provinz, Bezirk und Viertel bieten Vorschläge aus offenen Kartendaten für Ihr Land, sodass der Mitarbeiter aus einer Liste wählt, statt alles zu tippen. Wenn die Adresse gespeichert wird, löst das System sie im Hintergrund in Kartenkoordinaten auf, sodass die Lieferung als Pin auf der Kurierkarte erscheint. Decken die Listen Ihr Gebiet nicht ab, können Sie die Adresse einfach als Freitext eingeben — nichts wird je blockiert.

Wie nehme ich eine Telefonbestellung auf?

Erkannte eingehende Anrufe erscheinen als Live-Karten auf dem Takeaway-Bildschirm, und das Pop-up für eingehende Anrufe bietet zusätzlich einen Weg per Fingertipp. Die Bestellung aufzunehmen ist dasselbe wie das Erstellen jeder anderen Bestellung — Sie starten nur beim Kunden statt bei einem Tisch.

1. Anruf öffnen: Suchen Sie auf dem Takeaway-Bildschirm die Live-Anrufkarte oder nutzen Sie das Pop-up für eingehende Anrufe und tippen Sie auf "Bestellung annehmen".
2. Kunden bestätigen: Die Kasse öffnet sich im Telefonbestellmodus mit vorausgefülltem Namen, Telefonnummer und Adresse des Anrufers. Bei einem neuen Anrufer füllen Sie die Adressfelder aus.
3. Menüartikel hinzufügen: Erstellen Sie die Bestellung aus dem Menü genau so, wie Sie es bei einer Tisch- oder Tresenbestellung tun würden.
4. Bestellung bestätigen: Für eine Lieferung ist die Adresse erforderlich, daher prüft das System vor dem Senden, dass sie ausgefüllt ist. Beim Bestätigen wird der Kunde in Ihrem Telefonbuch gespeichert oder aktualisiert.
5. Lieferung verfolgen: Die Bestellung gelangt in den Küchen- und Lieferablauf, erscheint auf der Live-Lieferkarte, und die Anrufkarte verschwindet vom Bildschirm.

Telefonbestellmodus im Kassen-Panel

Wenn Sie eine Telefonbestellung aufnehmen, öffnet sich das Kassen-Panel im Telefonbestellmodus statt im üblichen Tischraster. Die Kopfzeile zeigt Name und Nummer des Anrufers, und ein Kundenbereich auf der rechten Seite enthält den bearbeitbaren Namen und die erforderliche Lieferadresse. Sie fügen Artikel auf dieselbe Weise hinzu wie bei jeder Bestellung. Da eine Telefonbestellung eine Lieferung ist, muss die Adresse ausgefüllt sein, bevor Sie sie senden können — diese Sicherung verhindert, dass eine Lieferbestellung ohne Ziel hinausgeht. Einmal gesendet, verhält sich die Bestellung für Abrechnung und Kurierzuweisung wie jede andere Lieferung.

Einen Anruf als "Keine Bestellung" markieren

Nicht jeder Anruf wird zu einer Bestellung — manchmal fragt ein Anrufer nur nach Preisen oder Öffnungszeiten. Auf dem Takeaway-Bildschirm kann eine Live-Anrufkarte als "Keine Bestellung" markiert werden, was sie aus der aktiven Liste entfernt, den Anruf aber in Ihrem Verlauf behält. Andernfalls bleibt die Karte auf dem Bildschirm, bis sie zu einer Bestellung wird oder ihr Zwei-Stunden-Fenster abläuft, sodass eine echte Bestellung während eines geschäftigen Service nie versehentlich verloren geht.

Wo Telefonbestellungen erscheinen

Eine Telefonbestellung ist eine Lieferbestellung und taucht daher überall dort auf, wo auch Ihre anderen Lieferungen erscheinen. Die Küche sieht sie auf dem Küchendisplay, die Kasse kann sie abrechnen, und sie erscheint zur Kurierzuweisung auf der Live-Lieferkarte. Wenn Sie Ihre eigene Lieferung betreiben, fließt die Bestellung mit angehängter Kundenadresse in die Kurier-App — die Karte zeigt das Ziel als Pin, und zur Navigation öffnet die Kurier-App die Adresse als Text in ihrer Karten-App, was sich meist zu einem präziseren Standort auf Gebäudeebene auflöst als eine einzelne Koordinate.

Verwandte Leitfäden

• Kassen-Panel: Zahlungen verarbeiten, Rechnungen teilen und Belege drucken
• Admin-Dashboard: Verwalten Sie Ihr Telefonbuch, Benutzer und Einstellungen
• Artikel zum Telefonbestellsystem: Warum Anruferkennung und Bestellung per Fingertipp Ihren Betrieb beschleunigen